来源：药迅社
前言：
前日（11月8日），国家药品不良反应监测中心发布了《药物警戒体系主文件撰写指南》（征求意见稿），该文件对药物警戒体系主文件的撰写提供了较为详细的要求，本文并附有《药物警戒体系主文件》模板仅供参考。
一、前言
《药物警戒质量管理规范》要求药品上市许可持有人（以下简称持有人）创建并维护药物警戒体系主文件。药物警戒体系主文件是对持有人的药物警戒体系及活动情况的描述，应当与现行药物警戒体系及活动情况保持一致，并持续满足相关法律法规和实际工作需要。
通过创建和维护药物警戒体系主文件，持有人应当确保药物警戒体系的合规性、保证药物警戒体系按照要求运行、能够及时发现药物警戒体系存在的缺陷与其他风险信息，保障药物警戒活动的有序开展以及对药物警戒体系的持续改善。
本指南是一个原则性指导文件，提出了撰写药物警戒体系主文件的一般要求。持有人应当结合自身实际情况，撰写反映药物警戒活动情况的药物警戒体系主文件。
二、基本原则与要求
（一）关于指南定位
本指南是指导持有人撰写药物警戒体系主文件的技术文件，也是药品监督管理部门开展药物警戒检查的重要依据之一。
（二）关于主文件更新
结合法律法规要求与药物警戒体系运行等情况，持有人应当及时更新药物警戒体系主文件。当药物警戒责任主体（持有人）、药物警戒组织机构、药物警戒负责人、药物警戒活动委托、管理制度或操作规程等发生变更，或者因监管部门检查或者持有人内部审核等工作需要的，持有人应当更新药物警戒体系主文件。
（三）关于主文件提交
省级以上药品监督管理部门组织开展药物警戒检查时，持有人应当按照要求提交药物警戒体系主文件。
（四）关于主文件格式
药物警戒体系主文件包含封面、目录、正文和附录四部分内容。
封面包括持有人名称、药物警戒负责人名称、药物警戒体系主文件版本号、创建或者更新时间等。
目录应尽可能详细，一般包含三级目录。
正文撰写要求见本指南第三部分“主要内容”。
附录部分可以根据撰写需要增加附录数量与内容。
（五）关于主文件语言
药物警戒体系主文件应当以中文撰写。
（六）关于主文件转移
如因并购、转让、重组等情况出现药物警戒责任主体发生变化时，应当及时移交主文件等相关资料。
三、主要内容
《药物警戒质量管理规范》第一百零六条规定了药物警戒体系主文件的主要内容，包括组织机构、药物警戒负责人的基本信息、专职人员配备情况、疑似药品不良反应信息来源、信息化工具或系统、管理制度和操作规程、药物警戒体系运行情况、药物警戒活动委托、质量管理、附录。
（一）组织机构
持有人应当描述与药物警戒活动有关的组织机构、职责及相互关系等。组织机构包括药品安全委员会、药物警戒部门与其他相关部门。对于委托开展药物警戒相关工作的，持有人也应当描述受托方的组织机构。为直观表达药物警戒活动组织机构间的关系，持有人可以提供组织架构图。
持有人应当提供药品安全委员会的职责，组成人员、职务，工作机制和工作程序等相关信息。
（二）药物警戒负责人的基本信息
药物警戒负责人信息应当包括：职责；简历，包含教育背景、技术职称、工作经历等；详细联系方式，包含姓名、职务、手机、办公电话、电子邮箱、办公地址或常用办公地址；聘任证明材料，关键资质证明材料，在国家药品不良反应监测系统中登记的证明材料。
如持有人建立药物警戒负责人缺位工作机制的，需要描述相关工作机制。
（三）专职人员配备情况
持有人应当描述药物警戒部门的岗位设置、岗位需求与岗位职责；概述药物警戒部门专职人员配备情况，包括相关人员专业背景与工作经历等；提供人员姓名、联系方式、相关专业背景、具体职责分工、培训情况、聘任证明材料与关键资质证明材料等。其他相关部门如与持有人的药物警戒活动密切相关的，也应当描述其岗位设置与人员配备情况。
（四）疑似药品不良反应信息来源
持有人应当描述收集疑似药品不良反应信息的主要途径，包括来源于自发报告、上市后相关研究及其他有组织的数据收集项目、学术文献和相关网站等；描述不同途径收集疑似药品不良反应信息的责任部门、收集方法与流程、信息传递时限等内容，也可以列表形式呈现相关内容；对于委托开展疑似药品不良反应信息收集的，持有人也应当描述相关内容。对于境内外均上市的药品，持有人还应当描述在境外发生的疑似药品不良反应信息的获取途径。
对于持有人发起或者资助的药品上市后研究或其他数据收集项目，应当区分干预性研究与非干预性研究，可以根据研究或项目的完成与发表情况分别进行描述，内容包含产品名称、研究或项目名称、目的、开展地区、实施情况或结论概要等。
（五）信息化工具或系统
对于使用信息化工具或者系统开展药物警戒活动的，持有人应当明确信息化系统在设计、安装、配置、验证、测试、培训、使用、维护等环节的要求，并规范记录上述内容；明确信息化系统和数据库的地点、功能及运营责任；明确信息化系统的安全管理要求并根据不同的安全管理要求级别选取访问控制、权限分配、审计追踪、授权更改、电子签名等控制手段，确保信息化系统及其数据的安全性和真实性；描述药物警戒系统支持、记录其符合及履行法律法规要求的情况。
（六）管理制度和操作规程
持有人应当概述药物警戒活动管理制度，包括但不限于：疑似药品不良反应信息的收集、评估、报告，信号检测与评价，风险识别与评估，定期安全性更新报告的撰写、审核与提交，上市后安全性研究的组织开展、风险控制措施与风险沟通。注明相对应制度或规程文件的名称、编号、版本号，并指明属于受托方或其他第三方的管理制度和操作规程。
持有人应当提供上述管理制度和操作规程的列表，内容包含制度或规程文件的名称、编号、版本号、审核批准人员及生效日期。
（七）药物警戒体系运行情况
持有人应当描述评估药物警戒体系运行情况的性能指标、考核方法和结果，包括：
描述个例药品不良反应报告按规定时限要求提交的评估结果。附录中应提供数字或图表，说明15日和30日报告的及时性。
描述提交定期安全性更新报告的及时性。应提供定期安全性更新报告列表，说明报告覆盖期、提交时间、提交频率的合规性。
描述用于监测提交材料质量的指标，应包括个例药品不良反应报告、定期安全性更新报告或其他提交材料的质量信息及监管机构对上述提交材料反馈的质量信息。
描述药物警戒计划及其实施情况。
应当提供药物警戒体系性能指标及实际测算结果列表。
（八）药物警戒活动委托
对于委托开展药物警戒相关工作的，持有人应当描述委托内容、受托单位、时限与双方职责等；提供委托协议或其他书面证明材料。
（九）质量管理
持有人应当描述对药物警戒体系及活动情况的质量管理要求及质量保证系统运行情况，包括：
描述药物警戒质量目标、质量体系文件、质量管理流程、质量控制指标等。
描述适用于药物警戒体系主文件及其他药物警戒体系和质量管理体系配套文件的管理操作程序。
描述培训计划制定的依据以及制定、审核、执行、效果评估等培训计划管理流程和要求。应当提供培训计划列表，列表内容应包含培训时间、地点、形式、内容、参加人员、考核结果等。
描述内部审核制度，这包括但不限于审核方案的制定和实施，审核结果的报告，纠正和预防措施的制定、跟踪和评估。如在内部审核中发现重大问题，应在药物警戒体系主文件中对该问题的发现日期、简要情况、纠正和预防措施、预计解决日期进行描述。应当提供已完成和计划开展的内部审核列表，列表内容应至少包含内部审核日期、审核内容、审核结果、纠正和预防措施、纠正和预防措施落实情况及日期。
（十）附录
附录1：主文件所覆盖的药品清单，包括药品名称、活性物质的国际非专利名、已上市的国家或地区。
附录2：药物警戒管理制度和操作规程文件。
附录3：委托协议或其他书面证明材料。
附录4：内部审核记录或报告。
附录5：主文件修订日志。主文件修订日志用于记录药物警戒体系主文件所发生的变更，包括因企业并购转让重组等导致持有人变更、持有人的组织机构与药物警戒负责人调整、药物警戒数据库或者药物警戒活动委托发生变化等情况。主文件修订日志需要记录修订发起部门、修订内容、修订日期、修订前后版本号。
如正文中某一部分具体内容众多，持有人可以在正文部分描述概况，在附录中进行详细描述；也可以在附录中提供相关支持性或者证明性材料。
药物警戒体系主文件示例如下，供参考！
XXX公司药物警戒体系
主文件
目录
一、组织机构
二、药物警戒负责人的基本信息
三、专职人员配备情况
四、疑似药品不良反应信息来源
五、信息化工具或系统
六、管理制度和操作规程
七、药物警戒体系运行情况
八、药物警戒活动委托
九、质量管理
十、附录
一、组织机构
1、我公司的药物警戒工作由公司药物警戒负责人负责全面工作，组建有药品安全委员会，该委员会由药物警戒负责人担任组长负责药品安全事件的领导工作，药物警戒部及其他各部门相关人员为药品安全委员会成员，以处理药品安全紧急事件；公司设有专职机构药物警戒部门，配备专职人员负责药物警戒工作；其他各相关部门人员负责药物警戒信息的接收、反馈工作，公司职员接收、获取到药物警戒（不良反应）信息后报送至药物警戒部，由药物警戒专职人员进行关联性评价，并上报至国家药品不良反应监测中心药品上市许可持有人药品不良反应直接报告系统。
组织结构图如下：
2、职责
2.1药品安全委员会职责
2.1.1人员组成：
组长：张XX总
副组长：李XX
成员：李四（药物警戒部）、王五（销售部）、张六（生产技术部）、张七（物资供应部）、张八（质量部）、张九（财务部）。
2.1.2职责
启动药品安全事件应急预案；
对药品安全事件作出决策；
向上级领导部门报告事件有关情况。
2.2药物警戒部履行以下主要职责：
2.2.1疑似药品不良反应信息的收集、处置与报告；
2.2.2识别和评估药品风险，提出风险管理建议，组织或参与开展风险控制、风险沟通等活动；
2.2.3组织撰写药物警戒体系主文件、定期安全性更新报告、药物警戒计划等；
2.2.4组织或参与开展药品上市后安全性研究；
2.2.5组织或协助开展药物警戒相关的交流、教育和培训；
2.2.6其他与药物警戒相关的工作。如：在本企业内贯彻落实国家关于开展药物警戒的有关法律法规及相关要求；配合各级药品监督管理部门检查药物警戒工作的开展情况等。
2.3销售部履行的主要职责：负责群体不良反应/事件中药品发运、召回调查等方面的调查分析工作。对经销商进行电话回访，主动收集药品不良反应信息；接听投诉电话，收集药品不良反应信息，填写《药品不良反应/事件报告表》，将药品不良反应/事件反馈至药物警戒部。
2.4物资供应部履行的主要职责：发现、获知药品不良反应/事件后，反馈至药物警戒部。负责药品不良反应/事件中药品、中药材原辅料采购、贮存方面的调查分析工作。
2.5生产技术部履行的职责：发现、获知药品不良反应/事件后，反馈至药物警戒部，当发生药品不良事件时，负责生产过程中的调查分析工作，参与新的严重的药品不良反应评价工作。
2.6质量管理部履行的职责：发现、获知药品不良反应/事件后，反馈至药物警戒部，当发生药品不良事件时，负责药品不良反应/事件中药品质量方向的调查分析工作和产品召回质量评价工作。
2.7财务部履行的职责：发现、获知药品不良反应/事件后，反馈至药物警戒部，当发生药品不良事件时，负责药品不良反应/事件中财务费用审核、支出等工作。
3、相互关系
公司成立了药品安全委员会，负责重大风险研判、重大或紧急药品事件处置、风险控制决策以及其他与药物警戒有关的重大事项。
药物警戒部在公司副总经理和药物警戒负责人的领导和指挥下，组织开展药物警戒活动，其他各相关部门履行本部门的药物警戒职责。
各部门人员在药物警戒工作中紧密配合，相互合作，共同做好我公司的药物警戒工作，促使我公司的药物警戒体系逐步完善，并能有效运行。
二、药物警戒负责人的基本信息
1、基本信息
药物警戒负责人姓名：
居住地区：
联系方式：
简历：
2、职责：
（一）确保药品不良反应监测与报告的合规性；
（二）监督开展药品安全风险识别、评估与控制，确保风险控制措施的有效执行；
（三）负责药品安全性信息沟通的管理，确保沟通及时有效；
（四）确保持有人内部以及与药品监督管理部门和药品不良反应监测机构沟通渠道顺畅；
（五）负责重要药物警戒文件的审核或签发。
（六）负责其他药物警戒相关的管理工作。
三、专职人员配备情况
1、我公司配备药物警戒专职人员XX名，分别为药物警戒部部长XX及药物警戒专员XX。
2、药物警戒部长XX2009年毕业于南方医科大学药学专业本科学历，有3年药物警戒工作经验，能胜任药物警戒部长职责；李四2018年毕业于北京职业技术学院工业分析与检验专业大专学历，在我公司已有3年药品不良反应监测工作经验，可以胜任药物警戒专职人员工作岗位。
3、职责
3.1药物警戒部部长职责
3.1.1、负责组织药物警戒体系的建立和维护，组织开展药物警戒体系内审。
3.1.2、负责组织和落实风险管理活动，监督药品不良反应/事件报告、药品安全性监
测、风险信号管理、风险最小化措施、定期安全性更新报告、上市后安全性研究
等活动的开展，并组织制定风险管理计划。
3.1.3、审核风险管理计划、定期安全性更新报告等关键的药物警戒文件，审核药物
警戒相关的工作制度和操作规程。
3.1.4、负责药物警戒部与其他相关部门的工作协调。
3.1.5、负责药物警戒部人员的培训和考核。
3.1.6、负责药物警戒部其他相关工作的组织和管理。
3.2药物警戒专员职责
3.2.1组织协助对本企业严重、突发药物警戒事件的调查、分析和评价。
3.2..2对所生产的产品药物警戒事件进行跟踪,并结合本企业所收集的资料对生产药品的药物警戒事件发生情况进行分析、研究,根据结果在生产工艺、包装、说明书等有关药品质量标准等方面提出改进意见,并按规定上报,降低药品的安全性风险。
3.2.3发现药物聚集性、群体性不良事件,立即向药品督管理部门以及药品不良反应监测中心报告。
3.2.4积极配合各级药品监督管理部门和药品不良反应监测机构做好有关品种的调查、分析和评价工作。
3.2.5负责本企业药物警戒资料的收集、核实、分析评价、上报工作。
3.2.6负责药物警戒信息的查询、信息资料的反馈工作。
3.2.7负责本企业定期安全性更新报告的撰写与上报工作。
3.2.8负责本企业与药物警戒相关的其他日常管理工作。
四、疑似药品不良反应信息来源
我公司疑似药品不良反应信息收集的主要途径和方式有以下几种：
登陆“药品上市许可持有人药品不良反应直接报告系统”查询。
对公司客户进行定期回访，主动收集、查询药品不良反应事件。
检索知网等数据库、网页上搜索期刊、文献等。
关注药政部门和专业机构网站：如国家药监局网站“药品安全警示”栏目。
订阅药物警戒期刊：《中国药物警戒》。
接听客户投诉电话：010-22XXXXXXX、22XXXXXXX。
五、信息化工具或系统
我公司用于开展药物警戒工作的信息化系统是：国家药品不良反应监测中心药品上市许可持有人药品不良反应直接报告系统。
我公司每个星期登陆一次该系统，查询是否有药品不良反应信息反馈，如有我公司产品的相关不良反应事例，立即下载，经分析后在该系统再次上报。
我公司产品均为上市多年的品种，均能按要求在该系统每五年上报一次定期安全性更新报告，重点监测品种每年上报一次。
产品信息有变更时，及时在系统里更新产品相关信息。
六、管理制度和操作规程
为规范我公司药物警戒工作的开展，确保公众用药的安全性和风险/获益平衡，根据《药品管理法》、《药品管理法实施条例》、《药品不良反应报告和监测管理办法》等法律法规和药物警戒相关文件制定以下管理制度和操作规程，并持续的建立健全相关管理制度，以指导我公司药物警戒工作正常、有序的开展。
药物警戒管理制度及操作规程目录
七、药物警戒体系运行情况
1、药品不良反应监测与报告
我公司目前已初步建立药物警戒体系，药物警戒专职人员在日常工作中主动、全面地收集药品使用过程中的疑似药品不良反应；公司各部门人员经过培训，已基本知悉和了解获知药品不良反应后的上报程序。
2、药品风险的识别、评估和控制情况
2.1对生产上市的药品能够有计划、有目的的进行稳定性考察，持续的监控药品质量安全性风险。
2.2药物警戒部经过汇总分析近几年收集到的药品不良反应信息，根据上市产品出现的不良反应情况，并结合处方组成等信息，经过分析、评估，确定有重点监测品种一个：XXX，并在XX年将XXX列入重点监测品种，每半年对该品种的安全性风险进行单独评价，并每年上报一次定期安全性更新报告。因该产品含有麻黄（按兴奋剂管理）、半夏（毒性药材），已在说明书【注意事项】标注“运动员慎用”字样，并用醒目的粗体字标明警示语“请仔细阅读说明书并在医师指导下使用 本品含生半夏”，向医生和患者传递药品的安全性风险信息。
八、药物警戒活动委托
我公司目前未对药物警戒活动进行委托。
九、质量管理
1、我公司药物警戒的质量目标是：将药品上市后可能出现的不良反应引起的风险降到最低，以保障患者健康。
2、质量保证系统：
2.1组织机构
公司质量负责人对药物警戒工作负领导责任，指定药物警戒负责人，成立药品安全委员会，设立药物警戒部，公司各部门相关岗位人员共同参与药物警戒活动，初步建立我公司药物警戒的组织机构。
2.2专职人员、设备、资源
指定具有医学教育背景和一定药品不良反应监测和报告工作经验的张三、李四为药物警戒专职人员，负责本公司药物警戒日常工作。设立药物警戒部为专门的办公区域，配备两台专用电脑用于药物警戒活动，设置010-22XXXXX专用电话接收药品不良反应和投诉信息。
2.3管理制度和操作规程
制定了药品不良反应报告和监测管理制度、药品安全事件应急机制、药品不良反应报告程序、药品重点监测程序、药品安全信号检测程序、药物警戒体系内审管理制度等管理制度以及标准操作规程（相关管理制度、操作规程见附录），并严格执行，明确职责，形成相应的记录。
2.4疑似药品不良反应信息收集途径
通过登陆“药品上市许可持有人药品不良反应直接报告系统”、接听投诉电话、对客户定期电话回访、检索数据库、搜索网页、订阅药物警戒期刊等方式，建立有效、畅通的疑似药品不良反应信息收集途径。
2.5开展符合法律法规要求的报告与处置活动
我公司对所生产的药品的不良反应情况进行监测，全体员工积极配合做好药品不良反应监测工作，一经发现可疑药品不良反应，应当向药品不良反应监测室汇报，填写《药品不良反应/事件报告表》。
2.5.1、个例不良反应病例报告流程
报告时限：新的、严重的药品不良反应应当在15日内报告，其中死亡病例须立即报告；其他药品不良反应应当在30日内报告。有随访信息的，应当及时报告。
2.5.2、药品群体不良事件报告流程
2.6开展有效的风险信号识别和评估活动
药物警戒专职人员每月定期开展药品安全性信号检测工作，发现药品安全性风险时，及时进行分析、评估。
2.7对已识别的风险采取有效的控制措施
根据药品安全性风险的类型、严重性、发生频率、对患者健康的影响程度等因素，合理选择降低风险的控制措施。常规风险控制措施主要有：修订药品说明书、标签、包装，改变药品包装规格，改变药品管理状态等。
2.8确保药物警戒相关文件和记录可获取、可查阅、可追溯
药物警戒相关文件和记录按照文件管要求保存于药物警戒部，制度和规程文件分类存放、条理分明，并由专人管理，便于获取和查阅。
3、质量控制指标
3.1药品不良反应报告合规性：我公司已建立药品不良反应报告和监测管理制度。设立药物警戒部，并配备专职人员（李四）承担药品不良反应报告和监测工作。积极拓宽药品不良反应的收集途径，在发现、获知药品不良反应事件后，按要求填写《药品不良反应/事件报告表》，按规定上报。
药物警戒部负责对我公司生产药品的不良反应报告和监测资料进行汇总分析，并进行风险和效益评估，撰写定期安全性更新报告。
持续考察我公司生产药品的安全性，对半夏枇杷止咳露开展重点监测，按要求对半夏枇杷止咳露的监测数据进行汇总、分析、评价和报告；我公司其他品种药品的安全性风险较低，目前未接收到说明书以外的不良反应报告。
3.2定期安全性更新报告合规性：我公司生产的所有药品均按要求每5年向国家药品不良反应监测中心上报定期安全性更新报告，重点监测品种半夏枇杷止咳露每年上报一次。
3.3信号检测和评价的及时性：我公司药物警戒专业（李四）每个月通过查阅不良反应/事件报告表、药品不良反应群体性事件报告、药品不良反应文献资料、药品不良反应相关研究报告等药品安全性信号来源的主要途径进行药品安全信号检测，对药品安全信号进行筛选、分析、评估，目前未发现风险性较大的药品安全性信号。
3.4药物警戒体系主文件更新的及时性：当药物警戒体系相关的质量因素发生变动时，药物警戒部及时更新药物警戒体系主文件，并上报公司药物警戒负责人批准。
3.5药物警戒计划的制定和执行情况：经分析和评估近五年来收集到的相关品种药品不良反应，认为我公司生产药品为安全性风险较低的品种，因此，暂未制定药物警戒计划。
3.6人员培训计划的制定和执行情况：将药物警戒培训工作纳入公司每年的年度培训计划，并按要求完成培训、考核、培训效果评估工作。药物警戒部在日工作中有针对性的对各相关部门和人员进行有针对性的培训，关注药物警戒法规政策的变化，积极参与药监部门和行业协会组织的培训学习，并向本公司员工宣贯到位。
4、内审
我公司每年及在药物警戒体系或药品安全性发生重大变化时开展内审，审核各项制度、规程及其执行情况，评估药物警戒体系和药物警戒相关活动是否符合法律法规和药物警戒质量管理规范的要求，是否适应药物警戒的开展和药品安全性风险的控制。
内审应当有记录，对内审过程中发现的问题应制定相应的改进措施，不断提升药物警戒管理水平，保证药物警戒体系持续有效运行。
十、附录
附录1：主文件所覆盖的药品清单
附录2：药物警戒管理制度和操作规程文件
附录3：内部审核报告。
附录4：文件修订历史