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本文摘自《亚马逊逆向工作法》
叙述体如何让人思维清晰，激发有价值的讨论？
如何写高效的“六页纸备忘录”？
禁用PPT，改用叙述体
如果你问亚马逊最近招聘的员工，他们加盟公司以来感到最意外的是什么？高居榜首的答案肯定是：
“很多会议的前20分钟寂静得可怕。”
在亚马逊开会，简短的问候和寒暄之后，大家坐在会议桌旁。这时，会议室会变得寂静无声，没有人说话。为什么会寂静无声呢？因为在开始讨论前，大家必须阅读一份六页纸的书面文本。
亚马逊依靠书面文字阐述和沟通想法的程度远胜于大多数公司，这使它获得了巨大的竞争优势。
亚马逊主要采用两种叙述体文本：
第一种叫作“六页纸备忘录”(six-pager)，用于阐述、评议和提出各种想法、流程或业务；
第二种叙述体文本是“新闻稿/常见问题”(PR/FAQ)，专门用于新产品开发的“逆向工作”流程。
亚马逊创立初期，作为“杰夫的影子”，我（柯林）的一大职责是管理S-Team会议的议程。这个会议每周二举行，通常会持续4个小时。会议80%的时间都用于讨论执行的问题，也就是说，公司如何推进S-Team目标的实现。在S-Team会议上，我们会挑选2～4个S-Team目标，然后对它们的进展情况“刨根问底”。
会议的代价很高昂：从准备到召开，公司的高层领导们每周至少要花费半天时间。考虑到会议所做决策的类型，决策风险是很高的。
在早期，每次“刨根问底”开始时，都是相关团队陈述自己工作目标的进展情况。通常，团队的某个或多个成员会借助PPT幻灯片做口头陈述。我们发现，这种陈述往往无法达到原本的目的。陈述形式让人很难评估工作的实际进展，而且会妨碍陈述按计划进行。总之，这种“刨根问底”形式让陈述人和听众都感到沮丧，效率低下，容易出错。
我和杰夫经常讨论如何改进S-Team会议。2004年年初，经过一次特别艰难的PPT陈述后不久，我们坐飞机出差，途中有一段时间无所事事，于是我们阅读并讨论了哈佛大学教授、信息视觉化权威爱德华·R.塔夫特（Edward R. Tufte）的文章《PPT的认知方式：金玉其外、败絮其中》(The Cognitive Style of PowerPoint: Pitching out Corrupts Within)。
塔夫特用一句话道出了我们所处的困境：“分析越具有因果性、多变量、比较性、证据支撑性，信息的密度越高，PPT的害处就越大。”这种描述完全符合我们的S-Team会议讨论：非常复杂，相互牵连，需要探究大量的信息，决策带来的后果越来越重大。
线性推进的幻灯片不太适合这种分析：幻灯片很难让人相互参考想法；文字稀少，无法充分地表达想法；视觉效果与其说给人启发，不如说让人分心。PPT没有让事情变得清楚而简单。相反，它会使讨论缺乏重要的细微差别。我们开会时，即使陈述者给出了注释、视频等支撑信息，PPT陈述也远远不能充分表达。
此外，亚马逊的听众都是日程安排很满、经验丰富的公司高管，他们渴望尽快把握问题的核心。他们完全不理会幻灯片，而是不停地向陈述者提出问题，催促他说重点。有时候，这些问题根本无助于弄明白某个点或使陈述顺利进行，反而会使整个会议远离讨论的主题。有的问题提得过早，下一张幻灯片才会给出答案，因而陈述者会被迫重复同样的内容。
塔夫特提出了一种解决办法。他在文中写道：“对于正式的陈述，可以将PPT替换为包含文字、数字、数据图形和图片的纸质材料。纸质材料的信息密度高，可以为阅读者提供证据语境，并对证据加以比较、引述和重组。相比之下，PPT的信息密度低、容易遗忘，让听者处于迷茫和被动的状态，还会降低陈述者的可信度。”
塔夫特提供了一种明智的做法：“大型组织要完成这种转换，需要明确的行政命令：从现在起，做陈述的软件必须是微软的Word，不能用PPT。要习惯用它。”基本上，我们就是这样做的。
塔夫特的文章并非我们改用叙述体唯一的推动力，但它阐明了我们的想法。2004年6月9日，S-Team成员都收到一封电子邮件，主题是：“从现在起，S-Team会议不再使用PPT做陈述。”
这封邮件简单而直接，但影响巨大：从那天起，在S-Team会议上，所有S-Team成员都必须写简短的叙述文来陈述自己的想法。PPT从此被禁用。
这封邮件是由我（柯林）发送的——当然得由杰夫授意，因为如此重大的变革，公司里只有他才能授权。发完邮件后，我感觉非常棒。我们终于找到了提高S-Team会议效率的方法，因此，我以为这封邮件会大受欢迎。但是，我想错了。邮件迅速传遍亚马逊管理层，瞬间的、几乎普遍的反应是：“你是在开玩笑吧？！”
当天晚上和接下来的几天，大量的电话和电子邮件向我涌来，询问相关情况。那些两周内就要做陈述的S-Team成员，抗议尤其强烈。他们必须马上理解这个新的叙述流程，学会高效地使用现有的工具。毕竟，酝酿数月的新想法，其命运取决于会议的结果。
对于这种反应，我们也许不应该感到意外。2004年6月9日之前，亚马逊的许多会议一直都默认采用PPT作为交流想法的工具，很多公司过去和现在也都是这样做的。
它的好处和风险，大家都非常清楚。倾听魅力非凡的高管借助精妙的话语、跳动的图片和优雅切换的幻灯片做令人振奋的陈述，还有比这更令人愉悦的事情吗？但如果几天后你无法想起他陈述的细节，怎么办？
最难受的是，即使陈述的结构混乱、模板单调、文字太多太小而无法看清，你也得强忍着听完。更糟糕的是，陈述者如果因为紧张而说话结巴、仓促地切换一张张幻灯片，会让人感到如坐针毡。
然而，采用PPT的真正风险，是它会影响决策：即使想法不怎么样，善于表达的陈述者也可以引领团队同意；结构混乱的陈述会让人困惑，因而讨论会变得杂乱无章、缺乏重点，本来很好的想法未能得到认真考虑；单调、乏味的陈述会麻木听众的大脑，他们会走神或开始查看电子邮件，因而错失潜藏于单调的说话声和平淡的图片之中的好想法。
掌握叙述体陈述的方法，需要花时间。首先，叙述体应该采用什么形式，这并没有任何既定规则。对于变革的原因，杰夫给出了简短的解释：
写4页纸的备忘录，比“写”20张PPT更难，因为备忘录的结构是叙述性的，因而会迫使你深入思考和理解什么更重要，以及想法如何关联。
PPT陈述容易遮蔽想法，无法突出重点，忽略想法之间的关联性。
按照今天的标准，我们最初所做的那几次叙述体陈述糟糕得可笑。有些团队忽视了篇幅限制——叙述体备忘录要足够简洁，才能在会上读完。有的团队满腔热忱，觉得篇幅太短无法充分地表达自己的想法，竟然写了三四十页。
知道我们对篇幅限制是认真的，有些团队就选择小号字体，缩小页面空白，采用单倍行距，每页尽量多挤入文字。我们想要的，是写作的益处，不是16世纪的文本样式。
逐渐地，我们确定了标准格式：长度——最多6页，不许在版式上耍小聪明，可用附录补充相关信息或支撑材料，但不要求会上阅读。
如何写高效的“六页纸备忘录”
改用叙述体备忘录后，团队的想法和论证就处于“舞台”的中央。今天，那些对陈述成功起着巨大作用的演讲技巧和幻灯片制作技术被消除，从而营造出公平的“竞赛”环境。
团队的所有队员都可以做出贡献，参与叙述体备忘录的写作、检查和修改，直到臻于完美。不言而喻， 明智的决策的来源是想法，而不是个人的演讲技巧。
现在，原本用于制作精美的、图文并茂的幻灯片的时间，就可用于做更重要的事情。我们不必再浪费时间和精力去讲台上预讲，许多团队的领导者也会如释重负，不再有重要的、不必要的压力源。
陈述者是出色的推销员、内向者、新进公司的大学毕业生，还是具有 20 年丰富经验的副总裁，这些都不重要，重要的东西都写在纸上。
而且，叙述体备忘录便于携带、扩展和传阅，任何人、任何时间都可以阅读，不需要记录或录音也可理解陈述的内容。每个人都可以对备忘录加以编辑或评述，而且很容易进行云分享。叙述体备忘录本身就是记录。
阅读者的优势：信息密度和想法关联
一个有用的比较指标，是我们所说的“叙述信息倍增器”。常见的Word文档采用Arial字体、11号字，每页的字符数平均为3000～4000个。
为了加以比较，我们分析了最近50次S-Team会议的PPT，发现每张幻灯片所含的字符数平均仅为440个。这就是说，书面的叙述体文本的信息密度，是常见PPT的7～9倍。考虑到PPT的上述局限，叙述体信息密度的倍数还会增加。
根据塔夫特的估计，人们的阅读速度要比陈述者的说话速度快三倍。也就是说，在相同的时间内，他们阅读叙述体文本所获得的信息，要比听 PPT陈述多得多。因此， 叙述体文本可以在更短的时间内传达更多的信息。
考虑到S-Team成员每天要参加很多会议，“叙述信息倍增器”本身就具有倍增作用。改用这种信息密度更大的形式，关键决策者在某个时段内获得的信息量会更多。
叙述体备忘录还可以使非线性的、关联性的讨论自然地展开——线性的、刚性的 PPT 则无法做到这一点。正是这样的想法关联，决定着我们许多重要的商业机会。
此外，获得的信息越充分，决策者的决策质量就会越高，对团队陈述的战术和战略计划所做的反馈会更好、更详细。公司高管们对重要计划的信息了解得越充分、越深入、越广泛，我们就比所有其他依赖传统的低带宽沟通方法（比如PPT）的高管拥有的竞争优势越大。
陈述者的优势：思路更清晰
我们知道，写叙述体备忘录要比做 PPT更艰苦。这其实是好事。写作行为本身会迫使写作者更深入地思考、综合，而做PPT则不必如此。书面表达的想法，都经过充分的思考，尤其是整个团队都参与检查并给出反馈。将所有相关事实和重要论点组合成连贯的、易懂的文本，这是一个令人畏惧的任务——它也应该让人畏惧。
作为陈述者，我们的目标不只是介绍某个想法，还要表明这个想法是经过仔细权衡和缜密分析的。与PPT不同，扎实的叙述体备忘录可以（而且必须）表明那些为数众多、常常大不相同的事实和分析是如何关联的。虽然 PPT理论上也可以做到这一点，但经验表明，几乎没有PPT 能够真正做到。
完整的叙述体备忘录还应该预料到可能的反驳、疑虑以及我们希望团队给出的不同观点。写作者不得不预料到刁钻的问题、合理的反驳，甚至是常见的误解——并主动在叙述体备忘录上加以回应。
叙述性陈述根本无法掩盖重要的问题，尤其是你知道它会被挑剔的听众仔细地剖析。虽然这一开始听上去有些吓人，但它反映了我们的长期承诺：深入地、正确地思考我们面临的机会。
观点有说服力，其基础是“观点、论据、结论”这六个字的写作箴言。成功的叙述体备忘录要为读者理清思路，继而创造有说服力的论证，而不是罗列一堆毫无关联的要点和图片，让听众自己去理清思路。
要想写作有说服力，就需要甚至必须思路清晰——这对多个团队合作的想法尤为重要。叙述体备忘录要求团队同步。否则，他们就得在文中明确地说明尚未达成一致的地方。
爱德华·R.塔夫特以其一贯的坦率而简明的风格总结了叙述体优于PPT的地方：“PPT因为我们愚蠢的想法而变得丑陋不堪，错误百出，而PPT的散漫性却使我们更容易获得愚蠢的想法。”
如何用叙述体备忘录开会
会议一开始，就分发叙述体备忘录，然后所有与会者开始阅读，时长通常与陈述 PPT的时长大体相当——约为20分钟。在此期间，很多人会在备忘录上做记录或评注。所有人都示意读完后，讨论随即开始。
我们知道，人们阅读复杂的信息，平均每3分钟能读完一页。反过来，这也决定了书面文本的有效长度：会议时长60分钟，文本长度约为6页。
因此，我们建议团队遵守6页纸的上限要求。毫无疑问，有时候，你会觉得很难将一个完整的备忘录压缩到这个篇幅，但PPT陈述者也有时间限制——其实是受到会议时长的限制。我们认为6页纸应该足够了，不过我们会随时检讨并在必要时加以修订。
《亚马逊逆向工作法》
作者：[美]柯林·布里亚&比尔·卡尔
出品方：磨铁图书
出版社：北京联合出版公司