工作能力强的人,都会建立这些SOP

在职场中,工作能力强的人往往具备一种将经验转化为行动指南的能力,即建立标准化操作程序(SOP)。文章分享了几种常用的SOP标准操作规程,包括开会SOP、沟通SOP、执行SOP和复盘SOP,旨在提高工作效率和解决问题的能力。
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你是否注意到,那些职场中的佼佼者都有一个共同之处——他们擅长从过往的经验中汲取智慧,并将这些经验转化为行动指南,从而在处理各种问题时游刃有余。简言之,这些工作能力出众的人已经将这些指南融入到一套标准化的操作程序中,这套程序就是我们常说的SOP标准操作规程。所谓SOP标准操作规则,全称为Standard Operating Procedure,是指一般企业为了方便管理,将一些操作记录下来,定一个标准的流程。拥有这套标准化流程思维的人,会将纷繁杂乱的工作进行整理分类,进行流程化操作,进而将复杂问题简单化,帮助他们在实际工作中大大提升了效益,今天我就把一些工作中常用的SOP标准操作规程分享给出来,希望对大家有所帮助。
一、开会SOP标准
人在职场,开会是难免的,但是大家有没有发现,我们经常开的会议有的是无效会议,有的会开得的时间很长,最后开会成为一种形式。为了帮助大家解决这个问题,我整理一套对开会有实际作用的标准化操作流程。
1、明确会议目的
每次开会我们需要明确本次会议的主题,以及需要达到的目的。比如,在团队中为了宣传一项公司的重要决策,我们的会议目的其实就很简单,只要传达人事决策内容就点到即可,不要发散让大家讨论。
2、明确会议人员
每次开会的时候,我们只需要通知与会相关的人员即可。比如,召开一个部门会议,虽然是要全员知道这个会议内容,但是,我们可以只召集部门领导,通过给部门领导传达会议精神即可。
3、做好会议准备
一场成功的会议召开,其实前期的会议准备尤其重要。比如,我们在召开会议时,要提前准备会议内容,明确会议地点,具体会议时间,会议人员确定,如果遇到大家时间冲突时,我们还得做各种协调准备,因此,一场会议召开成功与否,其实与前期的会议准备息息相关。
4、有效会议主持
很多会议为什么会开得无效,甚至于是拖得很长,很大一部分原因就是会议没有得到有效的主持。因此,在实际的会议召开过程中,我们一定要把握会议召开的节凑,出现会议偏离主题,甚至于把已经形成决议的结论进行发散讨论,我们要想办法进行引导。
5、严把会议流程
由于参加会议的人员都负责不同的工作,甚至于来源于不同部门,不同公司,因此,在召开会议的过程中难免大家会根据自己的会议发言将会议流程进行偏离引导。一旦遇到这种问题时,作为会议主持的我们,就要立刻阻止,想尽一切办法将大家引导到正确的会议流程上来。
6、达成会议共识
为什么很多会议开完后没有起到效果,其实最主要的原因就是大家在会议上或者是会议结束时,没有达成会议共识,因此,每次召开会议后,我们一定要形成会议结论,并同步给与会相关的人员。
7、撰写会议纪要
会议纪要是一场会议的有力保证,也是达成会议共识的基础力量。因为在会议上,大家讨论的都是一些观点,就算形成决议后,也需要有文字进行记录,同时通过文字记录的方式将这些结论同步大家,便于后续对会议结论进行溯源追踪。
二、沟通SOP标准
大家是否也有这种情况,在给客户讲产品时,介绍了半天,他也没有明白我们所讲的内容,同样的,我们在领导汇报工作时,本以为描述得已经很清楚,却被领导训斥怎么说了半天一直没有说重点,你看,无论是介绍产品和汇报工作,沟通都很重要,那么如何才能正确沟通呢?下面我们给大家介绍一套沟通的SOP标准流程——SCQA模型。
SCQA模型是一种结构化思维模型,由四个主要部分组成:情境(Situation)、冲突(Conflict)、问题(Question)和答案(Answer)。 这个模型帮助将复杂的问题简化为一个清晰、具体的情境,并通过分析冲突和问题,找到解决问题的答案。
1、情境(Situation)
所谓情境是描述一个大家都熟悉的场景、故事或事实,作为引入话题的背景。这个情境应该与所要讨论的问题紧密相关,帮助听众或读者快速进入状态。
2、冲突(Conflict)
在情境中指出实际情况与我们的要求或期望之间的冲突和差异。这个冲突应该是听众或读者能够感受到的,并且与他们的切身利益有关。通过强化冲突,可以吸引听众或读者的注意力,并引导他们思考如何解决问题。
3、问题(Question)
在冲突的基础上提出问题,即面对这样的冲突,我们应该如何解决或如何应对。这个问题应该具有启发性和引导性,能够激发听众或读者的思考和探索欲望。
4、答案(Answer)
给出解决问题的方案或建议。这个答案应该是基于前面三个部分的分析和推理得出的,并且能够有效地解决冲突和问题。答案应该具有可操作性和实用性,帮助听众或读者实现他们的目标或愿望。
三、执行SOP标准
同样是在一个公司上班,我们发现有的同事或者是员工做事的效率很高,而有的同事和员工做事的效率就很低,通过调查发现,做事很高的同事和员工都有自己一套执行的SOP标准流程。比如,下面给大家推荐的PDCA循环就是一套非常实用的执行方法论。
PDCA循环可以把做一件事情分为四个环节来执行,分别是Plan(计划),Do(行动),Check(检查),Act(处理),本质上是说我们做一件事情时,首先要有目标,然后根据目标去进行行动,在行动的过程中要定期检查,发现问题,就需要积极进行处理。具体可以进一步展开来说。
1、Plan(计划)
我们在做任何事情时,其实都需要做计划,没有计划,所有的事情都是泛泛而谈,因此PDCA教会我们做好执行的第一步,就得做一个好的计划。
2、Do(行动)
有了计划,那接下来的第二步,就是执行,即如何通过行动的方式将做好的计划进行落地。当然,做好行动也是一件不容易的事情,我们要在行动中做好行动策略,以及行动优先级处理等等。
3、Check(检查)
做事执行到不到位,通过自我自测和检查就能清晰的识别出来,到了这步,我的重点就是要检查各个事项的完成情况,以及在执行过程中有没有遇到什么问题?
4、Act(处理)
通过检查发现问题后,我们必须要有应对的解决方案,因此,到了这一步,就得做好处理各种异常问题的方案,发现问题就解决问题。
其实,使用PDCA是一个循环的过程,无论是做什么事情,我们都可以通过这个循环方法高效的运作起来,直到目标实现。
四、复盘SOP标准
复盘应该是我们工作中使用最为频繁的一个动作,比如项目复盘,季度复盘,月底度盘,年度复盘。然而,复盘也是有方法论的,好的复盘SOP标准可以给我们工作带来事半功倍的效果。下面就给大家推荐一个常用的复盘方法论——GRAI复盘法
GRAI复盘法是一种系统性的反思和改进方法,包括四个主要步骤:Goal(回顾目标)、Result(评估结果)、Analysis(分析原因)、Insight(总结规律)。
1、Goal(回顾目标)
这一步是开始于确定和回顾最初设定的目标。这有助于检查是否偏离了最初的方向,并决定是否需要调整未来的行动。
2、Result(评估结果)
在这一阶段,将实际结果与目标进行对比,识别成功或失败的地方。这有助于理解哪些策略有效,哪些需要改进。
3、Analysis(分析原因)
分析导致结果的原因,深入探究成功的因素或失败的根本原因,这对于未来的计划和决策至关重要。
4、Insight(总结规律)
最后,从整个过程中总结出可以应用于未来的规律或教训,这有助于优化未来的行动和策略。
五、最后的话
在职场中,大多数工作都可以通过建立标准操作程序(SOP)来提高工作效率。SOP是一种详细的、指导性的工作指南,它可以帮助我们了解并遵循正确的步骤和方法来完成工作。然而,我们在实际操作中不能过分迷信SOP,因为工作的核心要素并非仅仅在于制定和执行SOP,而是在于我们如何高效且正确地解决问题。
题图来自Unsplash,基于 CC0 协议。