第一可迁移能力:解决问题的能力

在职场中,解决问题的能力被视为第一可迁移能力,它不仅体现了个人的责任感,也是推动个人和企业前进的关键。

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工作中,常会面临各种各样的挑战,如:项目进度延误、客户需求变更、关键技术难攻克、人力资源临时协调等。面对这些问题,需要迅速分析问题、制定解决方案并及时落地调整。

拥有良好问题解决能力的人员,能够直面问题并恰当解决,其工作效率大大凸显,不仅为企业带来实际的效益,还能在团队中起到引领作用。

甚至有人直接把解决问题的能力和工作能力画等号,直接声称,工作就是解决问题。

解决问题的能力在职场中也公认为第一的可迁移能力。

01 成为问题终结者

凯马特(Kmart),曾是美国最大零售商,但这家比沃尔玛早半个世纪成立的老牌巨头,从上世纪90年代就开始衰落。

当时流传这样一个故事:在某次凯马特的总结大会上,一位经理人认识到自己犯了一个错误,习惯性的向坐在他身边的上司请示,该如何更正。

这位上司也不知道如何回答,便又向自己身边的上司请示,而上司的上司又同样转过身来,再向他的上司请示。就这样一个小问题,一直推到总经理帕金那里。

后来帕金回忆说:“想想真是荒唐,没有人愿意思考解决问题的办法,而只想把问题往上司那里推,坦白说,这样的公司是不可能有竞争力的….”

这位经理是问题的制造者或发现者,没有解决问题,直接把这个问题“踢球”般给了上司,上司也同样“踢球”给了上司,最后把“球”踢给了最高领导者。

在职场中,面对问题,不加以思考和处理,一味推给别人是极其不负责的表现。一家企业“踢球”成为普遍现场,那离衰落也不远了。

美国总统杜鲁门上任后,在自己办公桌上摆了个牌子,上面写着“Buckets stop here”,译文就是“问题到此为止”,即是:让自己负起责任来,不要把问题丢给别人。

事实上,在“问题到此为止”背后,隐藏的是一种责任感,一种不寻找借口、不回避问题的可贵品质。在职场中,我们判断一个人是不是人才,可以有很多维度和标准,但最关键的一条,还是要看这个人有没有解决问题的能力。具备这种能力,他才可能在职场上安身立命。

02 挖掘问题的本质

在这个信息爆炸的当下,我们每天被海量信息包裹,被各种芜杂、纷乱、碎片化的内容所包围。以至于我们不能全面、正确的分析问题、解决问题。

这个时候,我们就需要先识别问题的本质,以达成解决本质问题从而真正的解决问题。系统思维是挖掘问题本质最适合的方法。

系统思维本质上是一种整体观、全局观,是指在面对问题时,不将其视为一个单一、孤立的问题来看待,而是把它当成一个充满关联性的有机系统来处理。

把想要实现的结果、实现的过程,以及可能产生的各种影响等一系列因素,作为一个整体系统进行研究。面对各种问题和这个复杂的世界,采用系统思维模式,会比用单因果思维、线性思维更有意义,也更容易取得成功。

当今时代,要想更高效、准确地处理问题,必然离不开强大的系统思维。只有让自己的系统思维与时代的系统兼容,才能保持更强的竞争力,不被时代所淘汰。

但系统思维的培养并非一日之功,需要日积月累和不断迭代更新。

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▲ 黄金思维圈

我们可以用以下问题来作为切入点,在系统思维还不完善的情况下,先深入下去。

  1. 问题是什么?
  2. 问题是如何发生的?
  3. 问题的根本原因是什么?
  4. 如果不解决问题,会有什么后果?
  5. 有哪些解决方案?

通过回答这些问题,我们可以很好的了解问题发生的前因后果,更好地接近问题的本质,全面了解问题的所有细节。

其次基于全面地了解问题的所有细节,再与其他类似问题的对比分析,找到问题的独特之处。同时,整个分析过程保持冷静、客观,不被情绪和偏见所左右。

找到关键问题需要全面、冷静、客观和灵活的思考方式。只有这样,我们才能更好地解决问题,提高工作效率和生活质量。

03 解决关键问题

麦肯锡解决问题七步法,可以帮你在一团乱麻中,快速理清思路,找到解决问题的有效办法。无论对管理者,还是普通员工,无论在职场,还是商场,都非常有用。

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第一步:陈述问题

清晰地陈述问题是解决问题的关键起点。一个好的问题陈述应该具有主导性、具体、有内容且可行动,以决策者下一步所需的行动为重点。

例如,当企业面临市场份额下降的问题时,不能仅仅说 “市场份额下降了”,而要具体指出 “在过去三个月内,我们在华南地区的市场份额从 30% 下降到了 20%,我们需要找出原因并制定提升市场份额的方案”。

第二步:分析问题

分析问题有助于我们更好地理解问题的各个方面,为提出假设奠定基础。可以使用树状图、鱼骨图等方法进行分解。

比如对于 “产品销量下滑” 这个问题,可以从市场需求变化、竞争对手策略、产品质量问题、销售渠道不畅等方面进行分解。

通过这种方式,我们可以更全面地认识问题,从而有针对性地进行分析。

第三步:去掉所有的非关键问题

运用 20/80 法则,找出关键驱动因素,消除非关键问题,集中精力解决核心问题。

例如在一个项目中,经过分析发现,影响项目进度的主要因素是资源分配不合理和团队沟通不畅,那么其他相对次要的问题就可以暂时搁置,优先解决这两个关键问题。

第四步:制定详细的工作计划

工作计划应提早制定,随着反复仔细分析数据而修改、补充或改善。要具体分析,寻找具体来源,同项目小组成员一起检测,尝试其他假设,有序地工作,使用 80/20 方法按时交付。

比如确定每个阶段的任务、负责人、时间节点等,确保问题解决过程有条不紊地进行。

第五步:进行关键分析

以假设和最终产品为导向,尽可能地简化分析,从专家那里得到数据,经常给出比 “图书馆数据” 更清晰的指导方向。

对新数据采取灵活态度,同项目小组共享良计,对困难有所准备,勇于创新。例如在分析市场趋势时,不仅要参考现有数据,还要请教行业专家,获取更深入的见解。

第六步:综合调查结果并形成结论

将分析调查结果进行综合,建立结论。在这个过程中,要以假设为前提,事实为依据,结构化论证,尽可能简化分析,充分利用团队力量。比如将各个方面的分析结果进行整合,形成一个完整的解决方案。

第七步:沟通

准备故事图解,画出所持论点的完整结构,以每张图表上方的讯息文字串连成一个合乎逻辑又具说服力的故事。通过有效的沟通,将解决方案传达给相关人员,确保方案能够得到顺利实施。

04 持续改进

问题解决并不是一次性的过程,而是一个持续改进的过程。在解决问题之后,我们需要对解决方案进行评估和反思,总结经验教训,以便在未来遇到类似问题时能够更好地处理。

同时,我们也需要不断地寻找更好的解决方案,不断地提高自己的问题解决能力。

例如,在项目管理中,项目管理者需要对项目进行持续的监控和评估,及时发现问题并进行调整。通过持续改进,我们可以不断地提高自己的问题解决能力,为自己的人生发展和社会进步做出更大的贡献。

持续改进包括以下步骤:

  1. 识别改进机会
  2. 制定改进计划 
  3. 实施改进计划
  4. 持续监控和调整
  5. 评估改进成果

通过按照这些步骤,我们可以保持敏捷和灵活,以应对未来的挑战。

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▲ 持续改进

解决问题后还需要以正确的心态看待问题。我们需要避免消极的想法和情绪,保持积极和乐观的态度。如此一来,即使我们遇到问题,我们也能够从中学习和成长。

解决问题是一个不断学习和成长的过程。

我们需要敢于担责,直面问题,成为问题终结者;面对具体问题时,我们需要识别问题的本质,抓住问题的关键,尽可能从根本上解决问题;

实际解决时,分析可行的解决方案,实施解决方案,持续改进,并以正确的心态看待问题。只要我们按照这些方法来解决问题,我们就能够更有效地解决问题,达到我们的目标。

题图来自Unsplash,基于 CC0 协议。